No es difícil crear procedimientos estándar, solo un poco de tiempo frente a una computadora y tendrá el procedimiento descrito. Sin embargo, lograr que todos hagan el mismo trabajo todos los días, mejorar de manera constante y continua, es otra cosa.
Para que esto suceda, debemos mirar la estandarización con diferentes ojos. La antigua forma "Tal y tal te mostrará qué hacer" y eso es todo, no funciona . Necesitamos tener maestros en la granja que sepan cómo capacitar a otras personas en el lugar de trabajo y que se centren en crear formas de hacer el trabajo de la misma manera todos los días.
La forma de lograr esto se ha trabajado durante mucho tiempo y se está poniendo en práctica en varias granjas que adoptan el modelo de gestión Lean Agro + . Consta de 3 pasos principales:
1) Mapear el proceso
a) Comience definiendo el inicio y el final del proceso que desea estandarizar y quiénes están involucrados en ese proceso;
b) Siga a los operadores para comprender cómo se lleva a cabo el proceso. No cambie lo que se está haciendo, en este primer momento el objetivo es simplemente estandarizar. Intentar cambiar el proceso ahora creará una barrera para las personas;
c) A medida que avanza, escriba lo que se hace y luego ponga cada paso en una nota adhesiva
d) Coloque los post-it en la pizarra en forma de rayas: cada persona en una línea y las actividades que esa persona realiza en la misma línea. Ensamble el diagrama de flujo del proceso. Ahora es fácil alinearse con los operadores si comprende el proceso correctamente. Si es necesario, realice ajustes para que la asignación sea la misma que la que ya están haciendo. No es raro tener personas en la granja que hacen el mismo trabajo de manera diferente entre sí, este es un buen momento para alinear estas diferencias.
2) Escriba los procedimientos operativos para los pasos críticos
El Mapa de procesos que ha configurado no tiene todos los detalles necesarios para que las personas aprendan a realizar cada tarea, por lo que el siguiente paso es elegir tareas críticas y configurar procedimientos operativos. Deben contener solo la información crítica, de manera visual y simple, y deben permanecer en el lugar donde se realiza la tarea. Lo que más se ve en las empresas y las granjas son procedimientos operativos que nunca se examinan, solo sirven para permanecer en el cajón.
Para ayudar a mantener la estandarización, además del procedimiento operativo con fotos, puede pensar en formas visuales, usando colores, herramientas y mecanismos que actúan como desencadenantes para que el proceso se ejecutesiempre de esa manera. Por ejemplo, para garantizar la estandarización de la lactancia materna en la pantorrilla, además de tener el procedimiento operativo impreso en el lugar de trabajo, podemos usar colores para identificar el volumen recibido por cada animal y marcar las pantorrillas y el volumen correspondiente en el balde con ese color. Por lo tanto, es fácil asegurarse de que el cuidador realice ese procedimiento y proporcione el volumen adecuado para cada animal, de la misma manera, todos los días. Cada vez que se necesita recordar una tarea, aumenta la posibilidad de error. En la parte 2 de este artículo discutiremos cómo hacer un procedimiento operativo y formas visuales para crear estos desencadenantes.
3) Habilitar y monitorear
La tercera y última etapa es la más crítica y la que menos vemos que se aplica correctamente en las granjas. Empoderar no es simplemente mostrar cómo hacerlo. Por lo tanto, las empresas con mentalidad Lean utilizan el método de capacitación en el lugar de trabajo.
Este método, desarrollado durante la Segunda Guerra Mundial, asegura que la persona aprenda rápidamente lo que hay que hacer, cómo hacerlo y por qué cada paso . Cada persona es entrenada individualmente, lo que al principio parece un gran esfuerzo. Sin embargo, como usted garantiza que ella no tendrá dudas recurrentes, el tiempo de entrenamiento termina siendo mucho más corto, lo que evita el retrabajo y al final requiere menos esfuerzo.
Usando el método, la persona responsable de la capacitación debe mostrar la importancia del trabajo, cómo hacerlo (paso a paso), acompañar a la persona y asegurarse de que sepa por qué está haciendo el trabajo de esa manera.
Fuente: Milkpoint
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